Pravidla a postupy při výběru projektů

Metodologie

Za koordinaci procesu vyhodnocování předložených žádostí v jednotlivých prioritách programu odpovídá Hodnotící komise (HK). Pro každou prioritu je sestavena zvláštní hodnotící komise složená z nehlasujícího předsedy, nehlasujícího tajemníka, lichého počtu hlasujících členů (minimálně tří nezávislých odborníků z příslušné prioritní oblasti a s dlouholetou zkušeností s neziskovým sektorem), dále z pozorovatele a náhradníků hlasujících a nehlasujících členů.

1. zasedání hodnotící komise - Kontrola oprávněnosti a souladu s pravidly

Hodnotící proces začíná přijetím žádostí do termínu uzávěrky a prvním zasedáním HK (tzv. Zahajovací schůzka), při kterém komise překontroluje registrační údaje všech doručených žádostí. Prvním výstupem zahajovací schůzky je seznam žádostí přijatých před uzávěrkou, které postupují do dalšího hodnocení, a seznam projektů přijatých po uzávěrce, které jsou vyřazeny z hodnocení.

Zasedání HK pokračuje otevřením všech žádostí přijatých do termínu uzávěrky a kontrolou formálních administrativních požadavků – tj. oprávněnosti žadatele a partnerů (právní subjektivita organizace, podvojné účetnictví, vydávání výroční zprávy apod.) a formálních náležitostí žádosti (zpracování, závazné údaje, odpovídající počet příloh a kopií).

V rámci této fáze hodnocení posuzuje HK také základní relevanci návrhu projektu k cíli zvolené priority.

Pokud HK rozhodne, že je třeba od žadatelů získat ještě dodatečné údaje, pak může žadatelům poskytnout dodatečnou lhůtu 48 hodin, v rámci které mají možnost dodat požadované doplňky.

Výstupem první fáze hodnocení je seznam neoprávněných žádostí, seznam žádostí kde byla aplikována lhůta pro doplnění a seznam oprávněných žádostí.

2. zasedání hodnotící komise - Kontrola po lhůtě 48 hodin

HK se sejde ke krátké schůzce, na které otevře obálky se zaslanými doplňky ve lhůtě 48 hodin a zhodnotí jejich dostatečnost.

Výstupem této fáze hodnocení je seznam neoprávněných žádostí a seznam oprávněných žádostí, které postupují do dalšího hodnocení.

HK na tomto zasedání také schvaluje přidělení konkrétních externích posuzovatelů k jednotlivým návrhům projektů. Po 2. zasedání HK proběhne školení pro externí posuzovatele a jsou jim předány projekty k hodnocení.

Každá žádost je podrobně posouzena dvěma externími posuzovateli s nejméně pětiletou praxí v oboru. Posuzovatelé zpracují své hodnocení podle platných pravidel s použitím hodnotící tabulky (veřejně dostupné ve Směrnicích pro žadatele). Hodnocení zahrnuje vedle přidělených bodů též písemné komentáře, jimiž posuzovatelé zdůvodní svá bodová ohodnocení.

Na základě doručených vyplněných hodnotících tabulek se zpracují souhrnné tabulky obsahující bodové hodnocení projektů a komentáře o projektech pro členy HK. Tyto informace jsou členům HK doručeny osobně nebo kurýrní službou, a to nejméně 3 dny před závěrečným zasedáním HK.

3. zasedání hodnotící komise - Hodnocení technické a finanční kvality oprávněných žádostí

Při této fázi hodnocení má HK k dispozici originály všech zaslaných projektů, celkové tabulky vypracované na základě tabulek externích posuzovatelů a originály všech hodnotících tabulek vyplněných externími posuzovateli.

Komise se může rozhodnout některé žádosti sama přehodnotit, jsou-li pro takové rozhodnutí dostatečné důvody. Zdůvodnění takového postupu musí být součástí Hodnotící zprávy.

HK na tomto zasedání vypracuje na základě výše uvedených podkladů seznam projektů, které doporučuje ke schválení ředitelce a správní radě NROS.

Schválení navržených projektů ředitelkou a správní radou NROS

Seznam projektů doporučených k podpoře, seznam projektů na rezervním seznamu (pro případ odstoupení některého z žadatelů navržených k podpoře) a seznam nedoporučených projektů jsou předsedou HK předloženy ke schválení ředitelce NROS a následně správní radě NROS. Ředitelka i správní rada projdou navržené seznamy a jsou konečnou instancí, která schvaluje seznamy navržené hodnotící komisí. Ze závažných důvodů, které musí být řádně popsány v zápise z jednání správní rady, mohou ředitelka či správní rada navržené seznamy finálně upravit.

NROS následně zašle dopisy s výsledkem výběrového řízení podpořeným i nepodpořeným žadatelům.

Příprava a podpis grantových smluv s podpořenými žadateli

Podpoření žadatelé (budoucí příjemci) jsou současně s dopisem oznamujícím podporu jejich projektu, vyzváni ke spolupráci na přípravě smluvní dokumentace. V rámci tohoto období jsou znovu pracovníky NROS překontrolovány všechny přílohy smlouvy. V případech, kdy jsou v přílohách zjištěny nesrovnalosti (nejčastěji v rozpočtu a logickém rámci), jsou budoucí příjemci vyzváni k jejich úpravám.

Proces hodnocení končí podpisem grantových smluv s vybranými příjemci. Smlouvu podepisuje za NROS ředitelka NROS a za příjemce statutární orgán nebo osoba tímto orgánem úředně zmocněná.

Realizace projektů začíná dnem po podpisu smlouvy druhou ze smluvních stran.