Metodologie

Za koordinaci procesu vyhodnocování předložených žádostí v jednotlivých prioritách programu odpovídala Hodnotící komise (HK). Pro každou prioritu byla sestavena zvláštní hodnotící komise složená z nehlasujícího předsedy, nehlasujícího tajemníka, lichého počtu hlasujících členů (minimálně tří nezávislých odborníků z příslušné prioritní oblasti a s dlouholetou zkušeností s neziskovým sektorem), dále z pozorovatele a náhradníků hlasujících a nehlasujících členů.

1. zasedání hodnotící komise - Kontrola oprávněnosti a souladu s pravidly

Hodnotící proces započal přijetím žádostí do termínu uzávěrky a prvním zasedáním HK (tzv. Zahajovací schůzka), při kterém komise překontrolovala registrační údaje všech doručených žádostí. Prvním výstupem zahajovací schůzky byl seznam žádostí přijatých před uzávěrkou, které postupovaly do dalšího hodnocení, a seznam projektů přijatých po uzávěrce, které byly vyřazeny z hodnocení.  

Zasedání HK pokračovalo otevřením všech žádostí přijatých do termínu uzávěrky a kontrolou formálních administrativních požadavků – tj. oprávněnosti žadatele a partnerů (právní subjektivita organizace, podvojné účetnictví, vydávání výroční zprávy apod.) a formálních náležitostí žádosti (zpracování, závazné údaje, odpovídající počet příloh a kopií).  

V rámci této fáze hodnocení posuzovala HK také základní relevanci návrhu projektu k cíli zvolené priority.  

Pokud HK rozhodla, že je třeba od žadatelů získat ještě dodatečné údaje, pak mohla žadatelům poskytnout dodatečnou lhůtu 48 hodin, v rámci které měli možnost dodat požadované doplňky.  

Výstupem první fáze hodnocení byl seznam neoprávněných žádostí, seznam žádostí kde byla aplikována lhůta pro doplnění a seznam oprávněných žádostí.

2. zasedání hodnotící komise - Kontrola po lhůtě 48 hodin

HK se sešla ke krátké schůzce, na které otevřela obálky se zaslanými doplňky ve lhůtě 48 hodin a zhodnotila jejich dostatečnost.  

Výstupem této fáze hodnocení byl seznam neoprávněných žádostí a seznam oprávněných žádostí, které postupují do dalšího hodnocení.  

HK na tomto zasedání také schválila přidělení konkrétních externích posuzovatelů k jednotlivým návrhům projektů. Po 2. zasedání HK proběhlo školení pro externí posuzovatele a byly jim předány projekty k hodnocení.  

Každá žádost byla podrobně posouzena dvěma externími posuzovateli s nejméně pětiletou praxí v oboru. Posuzovatelé zpracovali své hodnocení podle platných pravidel s použitím hodnotící tabulky (veřejně dostupné ve Směrnicích pro žadatele). Hodnocení zahrnovalo vedle přidělených bodů též písemné komentáře, jimiž posuzovatelé zdůvodnili svá bodová ohodnocení.  

Na základě doručených vyplněných hodnotících tabulek se zpracovaly souhrnné tabulky obsahující bodové hodnocení projektů a komentáře o projektech pro členy HK. Tyto informace byly členům HK doručeny osobně nebo kurýrní službou, a to nejméně 3 dny před závěrečným zasedáním HK.

3. zasedání hodnotící komise - Hodnocení technické a finanční kvality oprávněných žádostí

Při této fázi hodnocení měla HK k dispozici originály všech zaslaných projektů, celkové tabulky vypracované na základě tabulek externích posuzovatelů a originály všech hodnotících tabulek vyplněných externími posuzovateli.  

Komise se mohla rozhodnout některé žádosti sama přehodnotit, byly-li pro takové rozhodnutí dostatečné důvody. Zdůvodnění takového postupu muselo být součástí Hodnotící zprávy.  

HK na tomto zasedání vypracovala na základě výše uvedených podkladů seznam projektů, které doporučuje ke schválení ředitelce a správní radě NROS.

Schválení navržených projektů ředitelkou a správní radou NROS

Seznam projektů doporučených k podpoře, seznam projektů na rezervním seznamu (pro případ odstoupení některého z žadatelů navržených k podpoře) a seznam nedoporučených projektů byly předsedou HK předloženy ke schválení ředitelce NROS a následně správní radě NROS. Ředitelka i správní rada prošly navržené seznamy a byly konečnou instancí, která schvaluje seznamy navržené hodnotící komisí. Ze závažných důvodů, které musely být řádně popsány v zápise z jednání správní rady, mohla ředitelka či správní rada navržené seznamy finálně upravit.  

NROS následně zaslala dopisy s výsledkem výběrového řízení podpořeným i nepodpořeným žadatelům.

Příprava a podpis grantových smluv s podpořenými žadateli

Podpoření žadatelé (budoucí příjemci) byli současně s dopisem oznamujícím podporu jejich projektu, vyzváni ke spolupráci na přípravě smluvní dokumentace. V rámci tohoto období byli znovu pracovníky NROS překontrolovány všechny přílohy smlouvy. V případech, kdy byly v přílohách zjištěny nesrovnalosti (nejčastěji v rozpočtu a logickém rámci), byli budoucí příjemci vyzváni k jejich úpravám.  

Proces hodnocení skončil podpisem grantových smluv s vybranými příjemci. Smlouvu podepsala za NROS ředitelka NROS a za příjemce statutární orgán nebo osoba tímto orgánem úředně zmocněná.  

Realizace projektů začala dnem po podpisu smlouvy druhou ze smluvních stran.